Pero eso es solo el aspecto del diseño; veamos ahora la implementación.
Más de 100 personas entre los asistentes de TEDxNapoli participaron activamente a través de Mentimeter antes y durante el evento. Las organizadoras habían enviado por correo electrónico una encuesta a los participantes antes del evento, para implicarlos durante el descanso. Las preguntas buscaban entender sus preferencias y agilizar las interacciones durante el evento, y las respuestas fueron muy animadas.
El descanso entre la primera y la segunda ponencia principal fue el momento más destacado del evento. Durante ese descanso, los participantes tenían que encontrar a personas afines y establecer contactos con ellas.
Para que todo fluyera de forma eficiente, las organizadoras habían usado la información de la encuesta previa al evento para asignar colores a los pines que llevarían los participantes. Así, durante el descanso, todo lo que tenían que hacer era encontrar a alguien con un pin del mismo color. Después seguían las instrucciones de las organizadoras y hacían nuevas conexiones.
De esta forma, las organizadoras usaron la información de la encuesta previa al evento para reunir a las personas e interactuar en persona.
Aunque los participantes habían respondido con entusiasmo a la encuesta previa al evento, Maria y Francesca notaron una respuesta más contenida a las preguntas abiertas de Mentimeter que se mostraban en pantalla durante el evento. Francesca comenta que «esto probablemente se debía a que el programa tocaba temas delicados». Aun así, las organizadoras cambiaron rápidamente de enfoque.
«Para fomentar una mayor participación y recoger puntos de vista diversos, enviamos una encuesta adicional de Mentimeter por correo electrónico después del evento, invitando a sugerencias anónimas sobre futuros temas para el evento. Para nuestra alegría, esto generó muchas respuestas, con multitud de sugerencias valiosas del público». - Francesca Nicolais, coorganizadora de TEDxNapoli 2024
Gestionar encuestas con éxito y fomentar la participación
La experiencia de TEDxNapoli 2024 muestra el impacto positivo de usar herramientas atractivas y fáciles de usar para organizar y realizar eventos interactivos. Tras el éxito de TEDxNapoli 2024, Maria y Francesca esperan ampliar el uso de Mentimeter en sus próximos eventos.
«Este año se nos ocurrió la idea de incorporar Mentimeter muy tarde, y solo tuvimos la oportunidad de contar con los ponentes en Nápoles durante un día. Nuestro objetivo es hacer más en las próximas ediciones y quizás animar a los ponentes a usar Mentimeter durante sus ponencias para conocer a los participantes, romper el hielo e implicarlos más». - Maria Cecilia Bruzzone, Community Manager de TEDxNapoli 2024
